Canal de Indícios de Ilicitude
1. DEFINIÇÃO
O termo INSTITUIÇÃO, citado ao longo deste documento, refere-se indistintamente à CODEPE Corretora de Valores e Câmbio S/A e/ou Ótimo Sociedade de Crédito Direto S/A, quando aplicável.
O termo CORRETORA faz referência exclusivamente à CODEPE Corretora de Valores e Câmbio S/A, o termo ÓTIMO faz referência exclusivamente a ÓTIMO Sociedade de Crédito Direto S/A.
2. OBJETIVO
O Canal de Indícios de Ilicitude da INSTITUIÇÃO é uma ferramenta de comunicação direcionada para funcionários, colaboradores, clientes, usuários, parceiros ou fornecedores e tem como objetivo permitir o registro, SEM A NECESSIDADE DE IDENTIFICAÇÃO, de informações relativas aos integrantes do grupo de controle, administradores, membros de órgãos estatuários, bem como situações com indícios de ilicitude de qualquer natureza, relacionadas às atividades da INSTITUIÇÃO.
3. PROCEDIMENTO
3.1 Disponibilização do Canal
A INSTITUIÇÃO disponibiliza em suas páginas da internet www.codepe.com.br e www.otimoscd.com.br o seu “Canal de Denúncia de Indícios de Ilicitude”, por meio de preenchimento de formulário eletrônico, sem a necessidade de identificação do manifestante.
O canal é destinado para funcionários, colaboradores, clientes, usuários, parceiros e fornecedores.
3.2 Área Responsável pela Gestão
A área de Compliance da INSTITUIÇÃO é a responsável pelo recebimento e tratamento das comunicações recebidas, mantendo confidencialidade, independência, imparcialidade e isenção.
3.3 Registro e Tratamento das Comunicações
O registro e tratamento das informações recebidas pelas comunicações é feito por meio de Planilha Eletrônica de Controle de Indícios de Ilícitos.
A área de Compliance, ao registrar a comunicação, realiza a análise do caso e elabora o Termo de Ocorrência para registro e acompanhamento da comunicação. As comunicações passíveis de análise são encaminhadas para conhecimento da Diretoria.
As comunicações que forem julgadas como procedentes, serão encaminhadas para o Banco Central do Brasil no prazo de até 10 (dez) dias úteis.
O resultado das avaliações e/ou comunicações é registrado na Planilha Eletrônica de Controle de Indícios de Ilícitos.
3.4 Relatório da Atuação do Controle de Indícios de Ilicitudes
A INSTITUIÇÃO elabora, semestralmente, relatório contendo as seguintes informações:
Número de reportes recebidos;
Respectivas naturezas;
Áreas responsáveis pelo tratamento da situação;
Prazo médio de tratamento da situação; e
Medidas adotadas.
Este relatório é elaborado com base nas comunicações recebidas no canal disponível.
O relatório permanece à disposição do Banco Central do Brasil pelo prazo de 5 (cinco) anos.
3.5 Guarda de Registros
Os termos de Ocorrência são arquivados juntamente aos documentos do cliente pelo período de 5 (cinco) anos.
REFERÊNCIAS REGULATÓRIAS:
“Disponibilização de canal para comunicação de indícios de ilicitude relacionados às atividades da instituição” – Resolução 4.567/17 do Bacen.